13 de mayo de 2013

Integrando Box en Outlook, se pueden reemplazar los adjuntos tradicionales.

Hace un tiempo ya nos empezamos a hacer a la idea de hablar de Outlook en versi贸n escritorio y web. Ahora, la versi贸n escritorio de Outlook cuenta con interesantes novedades debido a Box, uno de los servicios de almacenamiento en la nube que, junto con Dropbox, est谩 marcando tendencia en el mundo de los negocios.

Box es un servicio de almacenamiento en la nube que ofrece un intercambio de contenidos sencillo, seguro y escalable para sus usuarios, permitiendo una r谩pida incorporaci贸n del servicio al trabajo. Actualmente Box trae novedades para los usuarios de Outlook, ya que ha actualizado su add-on para este proveedor de correos, permitiendo que a煤n los usuarios con cuentas gratuitas puedan sincronizar este servicio dentro de su cliente de correo electr贸nico, posibilitando:

  • Compartir archivos de Box r谩pidamente: tan solo a帽adiendo un enlace de Box (directamente desde Outlook) en vez de un archivo adjunto.
  • Gestionar ancho de banda de e-mail: disminuir la saturaci贸n del e-mail sustituyendo los pesados archivos adjuntos por enlaces compartidos.
  • Maximizar Box: desde el momento en que su contenido est茅 en Box, se podr谩 acceder a 茅l desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo.

Recordemos que add-on posibilita manejar los archivos de Box dentro de Outlook, sin tener que abandonar la comodidad de esta interfaz. Esta caracter铆stica del servicio en la nube, que antes estaba solamente autorizada para aquellos que pos铆an cuentas Business y Enterprise, actualmente debido a la integraci贸n Box – Outlook est谩 abierta a todos los usuarios.

La integraci贸n Box – Outlook se basa en la idea de que sirva como una alternativa a los tradicionales archivos adjuntos utilizados para enviar materiales a trav茅s de correos electr贸nicos. De esta forma el usuarios se ahorra el problema de tener que buscar el tama帽o correcto para los adjuntos, ya que Box permite manejar archivos de gran tama帽o estableci茅ndoles permisos de visualizaci贸n y acceso a cada uno, as铆 como tambi茅n registrando qui茅n est谩 accediendo a 茅stos, y en qu茅 momento.

¿C贸mo utilizar Box en Outlook?

El procedimiento de integraci贸n es bastante sencillo ya que, como primera medida, el sistema nos preguntar谩 si lo que queremos es usar Box en lugar de la forma normal de env铆o de archivos, a lo que se debe responder con un s铆. A su vez, add-on tambi茅n nos consultar谩 sobre si queremos convertir los archivos que ya hayamos recibido en forma de adjunto en un link de Box, ya sea para poder compartirlos o para acceder a ellos siempre que lo necesitemos, desde la nube.

Es importante destacar que, para llevar a cabo esta 煤ltima opci贸n, no importa si el otro usuario cuenta o no con Box, ya que, si el archivo est谩 adjunto al correo electr贸nico, 茅ste puede estar tambi茅n en Box.

Cabe destacar que la actualizaci贸n del add-on estar谩 disponible en una variedad importante de idiomas (alem谩n, espa帽ol, franc茅s, italiano, japon茅s, holand茅s, portugu茅s, ruso, sueco y chino).

Como primera medida se debe descargar el add-on de Box e integrarlo con Outlook. Esto nos permitir谩 encontrar una nueva opci贸n en la barra superior de tareas. Una vez realizado esto, cuando queramos enviar un archivo junto con un mail, luego de escribir el correo electr贸nico, debemos hacer clic en la barra superior de tareas para adjuntar un archivo (el cual ya est茅 subido a Box).

En el caso de necesitar enviar un archivo que no ten铆amos previamente en Box, se debe hacer clic primero en el bot贸n de “Upload File and Share”, que se encuentra en esta misma barra, esperar a que el documento cargue en Box y luego adjuntarlo al mail, donde aparecer谩 el link en el cuerpo del correo.