2 de enero de 2015

Servicio de Correo Outlook: c贸mo usarlo correctamente

Dominar completamente una herramienta inform谩tica puede llevar un tiempo, pero en el caso de Outlook hay muchas funciones 煤tiles y sencillas de llevar a cabo que no se suelen aprovechar al 100 por ciento.

En hotmail iniciar sesi贸n creemos que manejar dos o tres funciones que propone una herramienta no significa abarcarla en su totalidad, ni mucho menos. El servicio de correo electr贸nico personal y gratuito de Microsoft Outlook ofrece diversas tareas que los usuarios no suelen aprovechar generalmente, por desconocimiento. Por eso es clave adentrarse en qu茅 otras funciones, opciones o incluso otras alternativas hay para optimizar acciones y por lo tanto, tiempo.

Predeterminar las respuestas seg煤n el uso

Muchas veces se reciben mails grupales, que se env铆an a varias personas. En esos casos, la opci贸n de respuesta puede ser s贸lo a quien lo ha enviado o a todo el grupo que lo recibi贸. Para evitar tener que estar eligiendo la opci贸n cada vez que haya que responder un mail, se puede predeterminar esa opci贸n seg煤n la preferencia del usuario. ¿C贸mo hacerlo? Clickear en el 铆cono Opciones y luego, nuevamente en Opciones. En Leer correo electr贸nico, clickear en Configuraci贸n de respuestas. Para que “Responder a todos” sea la opci贸n de respuesta predeterminada, elegir S铆 y luego, clickear en Guardar. Para regresar a la Bandeja de Entrada, tan s贸lo clickear el logotipo de Outlook.

La importancia de la ortograf铆a en la redacci贸n de un mail

Redactar correctamente suele ser clave para muchos usuarios que utilizan los mails en su trabajo cotidiano o por otras cuestiones formales. Actualmente los navegadores modernos tienen incorporado el corrector ortogr谩fico, pero si tu navegador no lo es, outlook lo detecta autom谩ticamente d谩ndote la opci贸n de corregir tu ortograf铆a, y utilizar un procesador de texto como el Word para escribir un email para aprovechar su corrector ortogr谩fico y luego copiar y pegar en el cuerpo del mail, es una p茅rdida de tiempo.

Aunque la intenci贸n lo justifica, es importante estar al tanto que Outlook posee este corrector ortogr谩fico propio. ¿C贸mo utilizarlo? Simplemente, una vez redactado el email, hay que clickear en “Revisi贸n ortogr谩fica” en la barra de men煤 de Outlook y autom谩ticamente, se subrayar谩n con rojo las palabras que necesiten revisi贸n. Haciendo click sobre la palabra, el corrector dar谩 distintas opciones para modificarla. En el caso de no querer modificarla, simplemente, clickear sobre Ignorar o Ignorar todas.

Opciones para el env铆o de fotograf铆as

Enviar una foto por mail suele ser una acci贸n muy frecuente. Pero lo cierto es que hay distintas formas para hacerlo, sobre todo teniendo en cuenta con qu茅 fin se realiza el env铆o. Algunas veces se env铆an para imprimir, otras con el objetivo de que se vea en el cuerpo del email, o simplemente, para compartir.

Seg煤n sea el caso, se pueden elegir distintas opciones de env铆o que m谩s se adapte a cada necesidad.

Sin dudas, la mejor opci贸n para enviar archivos gigantes o varios adjuntos, que pueden pesar varios megabytes (MB), lo mejor ser谩 subirlas al servicio OneDrive y compartirlas desde ah铆.

Para eso hay que ingresar a OneDrive clickeando en la flecha que se encuentra junto a Outlook en la parte superior izquierda de la bandeja de entrada, ya que Outlook conecta autom谩ticamente a OneDrive. Previamente, habr谩 que cargar las fotos all铆. Para hacerlo hay que clickear el 铆cono Cargar, ubicado en la barra superior, luego seleccionar el o los archivos y arrastrar los archivos a la interfaz de OneDrive. Luego, clickear en “Compartir”.

Para regresar a la Bandeja de Entrada, simplemente, clickear en la flecha que est谩 al lado del logotipo de OneDrive y elegir Outlook.

Mejorar la productividad manteniendo orden

Las obligaciones del d铆a a d铆a exigen hacer rendir productivamente el tiempo y por lo tanto, las decisiones que tomamos para eso son claves. Una eficaz gesti贸n del correo electr贸nico puede ayudar mucho. ¿C贸mo? Con orden y algunos h谩bitos recomendables. Uno de ellos puede ser, por ejemplo, ordenar todos los correos en carpetas, aunque esto conlleve un riesgo: creer que cuantas m谩s carpetas, mayor organizaci贸n. En este caso, menos es m谩s. Un ejemplo de esta premisa es la administraci贸n de los correos en s贸lo tres carpetas: una para los correos que se enviar谩n durante el d铆a y dependen de una sola gesti贸n, otra para aquellos que necesitan una respuesta o dependen de otro ajeno para darle un cierre y finalmente, una carpeta para archivar aquellos ya contestados.

¿Que otras tareas crees que se podr铆an mejorar en la utilizaci贸n de Outlook?