5 de marzo de 2015

Mejores prácticas con el calendario de Outlook

Mejores prácticas con el calendario de Outlook

Aunque muchos podemos jactarnos de tener muy buena memoria, indefectiblemente todos los seres humanos tenemos alguna dificultad para recordar absolutamente todo.

Cuando aceptamos que nuestra memoria no es absoluta, comenzamos a considerar la posibilidad de ayudarla con alguna herramienta inteligente que nos facilite la vida y el trabajo al enviarnos recordatorios y ayudarnos a organizar nuestras tareas y en hotmail iniciar sesión te explicamos cuales son las mejores practicas para esto.

Outlook nos ofrece un excelente calendario que puede cumplir eficientemente la función de ayudarnos a ser más productivos. Con esta herramienta no sólo podemos agendar citas o reuniones, también podremos crear eventos, invitar personas a las mismos, organizar reuniones, administrar el calendario de nuestros compañeros, compartir el propio con ellos y muchas cosas más.  Además, podremos sincronizar nuestro calendario con nuestro dispositivo móvil y nuestras aplicaciones de escritorio para poder recibir notificaciones para cada evento a modo de recordatorio.

A continuación, les presentamos algunas las posibilidades que pueden ayudarnos a organizar mejor las tareas personales, las gestiones comerciales y también coordinar mejor aquellas actividades laborales o profesionales.

Con el calendario de Outlook podremos:

  • Acceder a una vista diaria, semanal, mensual o de agenda de nuestras citas y eventos más importantes.
  • Consultar el pronóstico meteorológico de la ciudad o lugar que se elija.
  • Importar calendarios de otras aplicaciones.
  • Suscribirse a calendarios de Internet publicados en formato iCal.
  • Compartir nuestro calendario con otros contactos.
  • Seleccionar sonidos o mensajes para identificar los diferentes recordatorios programados.
  • Crear citas y eventos   identificándolos con colores que permiten diferenciar la fecha y la hora actual de la del evento.  Para crear un evento, habrá que cliquear en “Nuevo” y hacer clic en cualquier lugar en la vista de mes, semana o día elegidos.
  • Organizar reuniones    y convocar a otros miembros, seleccionando a las personas que se quiere invitar. El calendario brinda ayuda para hallar la hora en la que todos los miembros se encuentren libres.  Al enviar la convocatoria por correo electrónico, los invitados la recibirán en su bandeja de entrada y podrán aceptarla (definitiva o provisoriamente) o rechazarla. En caso de que haya superposición de horarios, los invitados podrán hacer propuestas con otras alternativas.
  • Consultar los calendarios de grupo: al crear calendarios que incluyan programaciones de compañeros de trabajo o recursos, será posible ver su disponibilidad.     
  • Ver el calendario personal y el laboral, uno al lado de otro.  También es posible mover citas entre ambos calendarios.
  • Acceder a calendarios en vista superpuesta para mostrar los calendarios creados o los que fueron compartidos con otros usuarios.
  • Enviar calendarios por correo electrónico.
  • Administrar el calendario de otro usuario  con la función Acceso delegado. Esto es muy útil en algunos puestos laborales en los que se delega un trabajo específico (por ejemplo un jefe que delega en su secretaria la programación de reuniones).
  • Mostrar u ocultar calendarios de acuerdo a la necesidad.
  • Cambiar la configuración y colores del calendario para personalizarlo.

¿Cómo comenzar a usar el calendario de Outlook?

Para comenzar a disfrutar de las posibilidades que nos ofrece el calendario, simplemente hay que hacer clic en la flecha que se ubica junto al logo de Outlook.com y hacer clic en “Calendario”.

Una vez allí, podremos comenzar a gestionar y utilizar las diferentes funciones que nos ofrece y aprovechar todo el potencial del calendario.

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