2 de enero de 2015

Servicio de Correo Outlook: cómo usarlo correctamente

Dominar completamente una herramienta informática puede llevar un tiempo, pero en el caso de Outlook hay muchas funciones útiles y sencillas de llevar a cabo que no se suelen aprovechar al 100 por ciento.

En hotmail iniciar sesión creemos que manejar dos o tres funciones que propone una herramienta no significa abarcarla en su totalidad, ni mucho menos. El servicio de correo electrónico personal y gratuito de Microsoft Outlook ofrece diversas tareas que los usuarios no suelen aprovechar generalmente, por desconocimiento. Por eso es clave adentrarse en qué otras funciones, opciones o incluso otras alternativas hay para optimizar acciones y por lo tanto, tiempo.

Predeterminar las respuestas según el uso

Muchas veces se reciben mails grupales, que se envían a varias personas. En esos casos, la opción de respuesta puede ser sólo a quien lo ha enviado o a todo el grupo que lo recibió. Para evitar tener que estar eligiendo la opción cada vez que haya que responder un mail, se puede predeterminar esa opción según la preferencia del usuario. ¿Cómo hacerlo? Clickear en el ícono Opciones y luego, nuevamente en Opciones. En Leer correo electrónico, clickear en Configuración de respuestas. Para que “Responder a todos” sea la opción de respuesta predeterminada, elegir Sí y luego, clickear en Guardar. Para regresar a la Bandeja de Entrada, tan sólo clickear el logotipo de Outlook.

La importancia de la ortografía en la redacción de un mail

Redactar correctamente suele ser clave para muchos usuarios que utilizan los mails en su trabajo cotidiano o por otras cuestiones formales. Actualmente los navegadores modernos tienen incorporado el corrector ortográfico, pero si tu navegador no lo es, outlook lo detecta automáticamente dándote la opción de corregir tu ortografía, y utilizar un procesador de texto como el Word para escribir un email para aprovechar su corrector ortográfico y luego copiar y pegar en el cuerpo del mail, es una pérdida de tiempo.

Aunque la intención lo justifica, es importante estar al tanto que Outlook posee este corrector ortográfico propio. ¿Cómo utilizarlo? Simplemente, una vez redactado el email, hay que clickear en “Revisión ortográfica” en la barra de menú de Outlook y automáticamente, se subrayarán con rojo las palabras que necesiten revisión. Haciendo click sobre la palabra, el corrector dará distintas opciones para modificarla. En el caso de no querer modificarla, simplemente, clickear sobre Ignorar o Ignorar todas.

Opciones para el envío de fotografías

Enviar una foto por mail suele ser una acción muy frecuente. Pero lo cierto es que hay distintas formas para hacerlo, sobre todo teniendo en cuenta con qué fin se realiza el envío. Algunas veces se envían para imprimir, otras con el objetivo de que se vea en el cuerpo del email, o simplemente, para compartir.

Según sea el caso, se pueden elegir distintas opciones de envío que más se adapte a cada necesidad.

Sin dudas, la mejor opción para enviar archivos gigantes o varios adjuntos, que pueden pesar varios megabytes (MB), lo mejor será subirlas al servicio OneDrive y compartirlas desde ahí.

Para eso hay que ingresar a OneDrive clickeando en la flecha que se encuentra junto a Outlook en la parte superior izquierda de la bandeja de entrada, ya que Outlook conecta automáticamente a OneDrive. Previamente, habrá que cargar las fotos allí. Para hacerlo hay que clickear el ícono Cargar, ubicado en la barra superior, luego seleccionar el o los archivos y arrastrar los archivos a la interfaz de OneDrive. Luego, clickear en “Compartir”.

Para regresar a la Bandeja de Entrada, simplemente, clickear en la flecha que está al lado del logotipo de OneDrive y elegir Outlook.

Mejorar la productividad manteniendo orden

Las obligaciones del día a día exigen hacer rendir productivamente el tiempo y por lo tanto, las decisiones que tomamos para eso son claves. Una eficaz gestión del correo electrónico puede ayudar mucho. ¿Cómo? Con orden y algunos hábitos recomendables. Uno de ellos puede ser, por ejemplo, ordenar todos los correos en carpetas, aunque esto conlleve un riesgo: creer que cuantas más carpetas, mayor organización. En este caso, menos es más. Un ejemplo de esta premisa es la administración de los correos en sólo tres carpetas: una para los correos que se enviarán durante el día y dependen de una sola gestión, otra para aquellos que necesitan una respuesta o dependen de otro ajeno para darle un cierre y finalmente, una carpeta para archivar aquellos ya contestados.

¿Que otras tareas crees que se podrían mejorar en la utilización de Outlook?

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