11 de julio de 2014

Productividad con tu correo Outlook

productividad

Como el tiempo vale mucho, te brindamos algunos tips que pueden ayudarte a incrementar la productividad en Outlook.

Vivimos en constante aceleración, apurados y preocupados por concluir la interminable lista de tareas que tenemos pendiente diariamente. En el camino para lograr dicho objetivo encontramos múltiples obstáculos y distracciones que pueden perjudicar nuestra productividad. Muchos son los que piensan que  la principal causa que nos vuelve más improductivos se encuentra en la incapacidad para gestionar correctamente nuestro correo electrónico.

Ahora pensemos ¿Es posible aumentar la productividad? ¿O en realidad se trata de una capacidad innata que se tiene o no?

Independientemente de las diversas posturas que encontremos sobre este tema, lo que sí podemos hacer es intentar desarrollar estrategias que nos vuelven más productivos. Para ayudarte a lograr mayor productividad te brindamos algunos sencillos consejos que puedes implementar para luego comprobar cuánto tiempo y trabajo puedes ahorrar de ahora en más.

Tips para ganar productividad en Outlook.com

Para que lo urgente no termine primando sobre lo importante en la gestión diaria de tu correo Outlook en hotmail iniciar sesion te invitamos a adoptar algunas medidas que podrán ayudarte a ganar tiempo muy valioso:

carpeta

Organizar todo en sólo tres carpetas: aunque muchos tienen la falsa creencia de que a mayor cantidad de carpetas mayor organización, a veces esto puede volverse un arma de doble filo. Contar con cientos de carpetas nos obliga a recordar constantemente sus denominaciones y contenidos. En lugar de esto, proponemos simplificar y organizar todos los correos en sólo tres carpetas, como por ejemplo:

  • En seguimiento: correos que podemos ir gestionando durante la jornada sin la necesidad de que nadie intervenga.
  • Mantenimiento: correo que necesitan la respuesta, aprobación o supervisión de alguien más para poder gestionarse.
  • Archivo: correos ya contestados.

Escribir correos puntuales a personas indicadas: Tratar de acotar la extensión de los e mails para transmitir un mensaje a un máximo de 3 párrafos breves y utilizar palabras claras y concisas para expresar lo que deseamos comunicar.

Elegir bien el asunto: Pensar muy bien cuál será el texto que introduciremos en el “asunto” de un correo. Este debe ser muy puntual, breve e incluir las palabras claves del tema a tratar en el cuerpo del mensaje.

Marcar contactos favoritos en la interfaz Metro: Esta acción nos permitirá agregar los contactos favoritos a nuestro listado de contacto.  De este modo tendremos siempre a mano a aquellos contactos con los que mantenemos comunicación con mayor frecuencia.

Configurar en Outlook varias cuentas de correo electrónico: gracias a la aplicación de correo de Windows 8 podemos tener configuradas varias cuentas de correo en un mismo lugar, sin la tener que acceder a los diferentes sitios webs de cada proveedor (algo que nos demanda mucho tiempo).

Crear respuestas automáticas: Para que no se nos acumulen correos sin responder tenemos la opción de generar respuestas automáticas en el correo Outlook.

Sincronizar  contactos, calendario y correo: La posibilidad de  sincronizar distintas cuentas que tengamos en otras redes sociales o distribuidores de correo electrónico e integrarlas dentro de nuestro Outlook puede hacernos ahorrar mucho tiempo.

Configurar firmas: Aunque parezca mentira, el sólo hecho de pensar cómo saludamos y cómo firmamos un correo nos lleva varios segundos que al finalizar un día pueden convertirse en muchos minutos perdidos. Si personalizamos nuestra firma y la configuramos para que aparezca siempre al enviar un correo no sólo agilizaremos tiempos, podremos también incluir alguna información de contacto relevante (número de teléfono, URL de nuestro sitio, domicilio de la empresa, logo, etc.)

Marcar correos no deseados: Algunos correos que recibimos lo único que hacen es perturbar nuestra  bandeja de entrada con promociones, notificaciones innecesarias o mensajes triviales. Para que esto no ocurra podemos marcar en Outlook cuáles son aquellos remitentes spam que no queremos encontrar al abrir nuestro correo.

Utilizar correctamente el calendario Outlook: esta herramienta puede convertirse en un excelente asistente que nos recuerde y programe todo lo que necesitamos: reuniones, obligaciones, entregas de trabajos, actividades, cumpleaños, etc.  Además podemos sincronizar el calendario con el teléfono móvil para tener siempre presente los recordatorios y programar nuestros tiempos con anticipación.

Desactivar notificaciones: Para evitar que nuestro correo se sature de notificaciones de otras redes sociales o suscripciones que alguna vez hicimos tenemos la opción de desactivarlas. 

Utilizar Office Online: Para crear documentos de office no hace falta tener instalados programas de ofimática. Con Office Online es posible crear y editar documentos y enviarlos por correo desde OneDrive.

Gestionar Apps Móviles Outlook: Para aprovechar nuestro tiempo al máximo, podemos gestionar el correo desde cualquier dispositivo móvil estemos donde estemos.
Esperamos que estos consejos te sean de utilidad y que puedas implementar los que consideres más oportunos a tu actividad y a tu forma de trabajar. Luego estarás en condiciones de comentarnos si lograste o no mayor productividad.

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