13 de mayo de 2013

Integrando Box en Outlook, se pueden reemplazar los adjuntos tradicionales.

Hace un tiempo ya nos empezamos a hacer a la idea de hablar de Outlook en versión escritorio y web. Ahora, la versión escritorio de Outlook cuenta con interesantes novedades debido a Box, uno de los servicios de almacenamiento en la nube que, junto con Dropbox, está marcando tendencia en el mundo de los negocios.

Box es un servicio de almacenamiento en la nube que ofrece un intercambio de contenidos sencillo, seguro y escalable para sus usuarios, permitiendo una rápida incorporación del servicio al trabajo. Actualmente Box trae novedades para los usuarios de Outlook, ya que ha actualizado su add-on para este proveedor de correos, permitiendo que aún los usuarios con cuentas gratuitas puedan sincronizar este servicio dentro de su cliente de correo electrónico, posibilitando:

  • Compartir archivos de Box rápidamente: tan solo añadiendo un enlace de Box (directamente desde Outlook) en vez de un archivo adjunto.
  • Gestionar ancho de banda de e-mail: disminuir la saturación del e-mail sustituyendo los pesados archivos adjuntos por enlaces compartidos.
  • Maximizar Box: desde el momento en que su contenido esté en Box, se podrá acceder a él desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo.

Recordemos que add-on posibilita manejar los archivos de Box dentro de Outlook, sin tener que abandonar la comodidad de esta interfaz. Esta característica del servicio en la nube, que antes estaba solamente autorizada para aquellos que posían cuentas Business y Enterprise, actualmente debido a la integración Box – Outlook está abierta a todos los usuarios.

La integración Box – Outlook se basa en la idea de que sirva como una alternativa a los tradicionales archivos adjuntos utilizados para enviar materiales a través de correos electrónicos. De esta forma el usuarios se ahorra el problema de tener que buscar el tamaño correcto para los adjuntos, ya que Box permite manejar archivos de gran tamaño estableciéndoles permisos de visualización y acceso a cada uno, así como también registrando quién está accediendo a éstos, y en qué momento.

¿Cómo utilizar Box en Outlook?

El procedimiento de integración es bastante sencillo ya que, como primera medida, el sistema nos preguntará si lo que queremos es usar Box en lugar de la forma normal de envío de archivos, a lo que se debe responder con un sí. A su vez, add-on también nos consultará sobre si queremos convertir los archivos que ya hayamos recibido en forma de adjunto en un link de Box, ya sea para poder compartirlos o para acceder a ellos siempre que lo necesitemos, desde la nube.

Es importante destacar que, para llevar a cabo esta última opción, no importa si el otro usuario cuenta o no con Box, ya que, si el archivo está adjunto al correo electrónico, éste puede estar también en Box.

Cabe destacar que la actualización del add-on estará disponible en una variedad importante de idiomas (alemán, español, francés, italiano, japonés, holandés, portugués, ruso, sueco y chino).

Como primera medida se debe descargar el add-on de Box e integrarlo con Outlook. Esto nos permitirá encontrar una nueva opción en la barra superior de tareas. Una vez realizado esto, cuando queramos enviar un archivo junto con un mail, luego de escribir el correo electrónico, debemos hacer clic en la barra superior de tareas para adjuntar un archivo (el cual ya esté subido a Box).

En el caso de necesitar enviar un archivo que no teníamos previamente en Box, se debe hacer clic primero en el botón de “Upload File and Share”, que se encuentra en esta misma barra, esperar a que el documento cargue en Box y luego adjuntarlo al mail, donde aparecerá el link en el cuerpo del correo.

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